Zde si popíšeme postup, jak je možné v programu SendMails odeslat a zpracovat žádosti o souhlas se zpracovaním osobních údajů - GDPR
Postup:
1. Import adres
- proveďte import adres do programu SendMails obvyklým způsobem
- při importu adresám nastavte prázdný(nevyplněný) důvod zpracování os.údajů. Důvod zpracovaní se bude nastavovat až při zpracování případných souhlasů.
2. Zaslání žádosti o potvrzení souhlasu
- v programu SendMails v sekci Doplňkové služby nastavte nový název kampaně pro lepší identifikaci potvrzených adres
- vytvořte v programu zprávu, která bude příjemce informovat o tom:
- kde jste jeho adresu získali (např z webového formuláře)
- k jakému účelu ji použijete (např zasílání newsletterů)
- jak dlouho (např po dobu 10ti let)
- do zprávy umístěte link pro přihlášení (případně tlačítko s linkem na přihlášení)
- zprávy rozešlete
3. Zpracování souhlasu
- za nějaký čas proveďte import dat z Doplňkových služeb (vyberte možnost importu dle názvu kampaně a importujte pouze data z vaší kampaně - podle názvu kamapaně nastaveného v bodě 2)
- při importu již nastavte adresám důvod zpracování (například "Souhlas", případně si vytvořte nový důvod zpracování)
Pozn: pro popisovaný postup zpracování souhlasu je nutné mít zakoupené Doplňkové služby programu SendMails.
Pro případnou archivaci souhlasů je možné přímo na webu Doplňkových služeb (sluzby.hromadnaposta.cz) v sekci Přihlášení k odběru vybrat konkrétní kampaň a vyexportovat si všechny záznamy včetně data přihlášení.